jueves, 24 de septiembre de 2009

PROPIEDADES DE UNA OBSERVACIÓN DE AUDITORIA.


CPC Leonardo Díaz Hurtado
Auditor
ldiaz@presidencia.gob.pe
leodiazh@hotmail.com

Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la información obtenida en el curso de la auditoria. ¿Cuáles son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas tales como?

· Es adecuado este procedimiento?
· Está clasificado este saldo de cuenta en forma correcta?
· Esta permitido este gasto?

Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes atributos:

1. Condición
2. Criterio
3. Efecto
4. Causa
5. Recomendación

Una observación de auditoria bien confeccionada no solo constará de estos cinco atributos, sino que será redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores de nuestros informes no experimentarán ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que sucedió y como consideramos que debe corregirse.

Cuando se da a conocer una observación de auditoria en la que falta uno o más de estos atributos casi siempre se plantean interrogantes. Cuando es omitido el criterio, los lectores comentan “no entiendo por qué el auditor comenta sobre esto”. Cuando falta el efecto, el lector pregunta “¿qué importancia tiene?”. Cuando es pasada por alto la causa, la gerencia se pregunta “¿cómo pudo suceder?. Si se omite una recomendación, la gerencia lamenta, “con todo lo que ha averiguado el auditor, ¿por qué no ha mencionado como puede remediar la situación?

No importa nuestra destreza en la redacción; si no inspeccionamos adecuadamente cada uno de los atributos en el desarrollo de la auditoria, llegado el momento de redactar el informe final, enfrentaremos problemas debido a que nuestras observaciones no se desarrollaron satisfactoriamente.

ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACIÓN
Para comunicar el mensaje con efectividad, la información necesaria será reunida en los papeles de trabajo y estar disponible para su análisis y evaluación en la fase de supervisión. Todo comentario no esencial, anecdótico, narrativo o inconducente se dejará en papeles de trabajo, reservándose el informe para las observaciones. Los atributos o componentes que una observación debe contener:

Titulo o encabezamiento.
Descripción resumida del problema central o identificación de una necesidad importante para el mejor funcionamiento de la actividad o área examinada de la entidad. Debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe, presentando el rasgo más importante de la observación.

Condición - (lo que es)
Las observaciones de auditoria comienzan a tomar forma mediante un proceso de comparación. En esencia lo que hacemos es comparar “lo que es” con “lo que debería ser”. En el momento en que consideramos correcto o apropiado, se ha dado el primer paso en el desarrollo de una observación de auditoria. Es difícil concebir una observación de auditoria que no esté caracterizada de alguna manera por esta diferencia.

Toda auditoria requiere, en primer lugar, determinar los hechos- ¿qué es mi hecho?. Si alguien le dice a uno que algo sucedió; ¿es ese algo un hecho? O es solamente un hecho el que se lo hayan dicho?.

La redacción de nuestro informe de auditoria respecto ese “algo” dependerá en gran parte de la naturaleza y evidencia o sustento examinado y anotado en nuestros papeles de trabajo. Al tratar los hechos componentes de la Condición nos esforzaremos para asegurar una información exacta, bien sustentada, redactada de la manera más clara y precisa posible.

No es nuestro propósito discutir todos los tipos y calidades de evidencia de auditoria. Tampoco nos ocuparemos de los procedimientos básicos para definir los hechos. Las dificultades encontradas en el análisis de la información de auditoria con miras a identificar la condición, son consecuencia de un concepto poco claro o impreciso de los objetivos de la auditoria mas que de falta de entrenamiento, juicio o experiencia.

La condición es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción. Refleja el grado que los “criterios” están siendo logrados. ¿Se están logrando los criterios?; se están logrando satisfactoriamente, parcialmente, no se logran. ¿Cuál es la deficiencia, insuficiencia o necesidad detectada?; en este aspecto es importante indicar: periodo, fecha y/o amplitud del periodo que afecta el problema tipo de deficiencia: financiera, operativa, de control, normativa.

Los anexos o documentos que se adjunten al informe deben referirse sólo a los casos estrictamente indispensables. En casos de trasgresión de leyes que representen hechos tipificados en el Código Penal, Código Civil u otra norma legal, acompañar anexo documentado; algunos auditores consideran oportuno incluir un cuestionario de preguntas a los presuntos responsables, en todo caso, es cuestión de criterios.

Criterio - (lo que debe ser)
Al “lo que es” se le puede llamar CONDICIÓN y al “lo que debería ser” el CRITERIO. Estos dos conceptos son los primeros dos atributos básicos de una observación de auditoria.

El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaración de condición requiere de mucha experiencia y discernimiento. Muchas observaciones de auditoria perduran o desaparecen según el criterio utilizado. Si aplicamos o interpretamos el criterio de manera incorrecta nuestro proceso comparativo inicial peca de defectuoso y enfrentaremos problemas compuestos.

El criterio varía enormemente según los objetivos de la auditoria. Tal vez el más conocido de todos los criterios de auditoria, en lo que se refiere a estados financieros, es el que se resume en la frase “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”, que aparece en la opinión del contador público independiente. Las desviaciones significativas de estos principios constituirían una observación de auditoria desde el punto de vista del auditor debido a que dichos principios representan lo que debería ser.

Para las auditorias en el sector gubernamental los diferentes dispositivos legales que gobiernan o reglamentan las operaciones administrativas y las disposiciones de fondos asignados por leyes, aportes, reglamentos y contratos; constituyen criterios ampliamente conocidos por los auditores gubernamentales.

Existe, sin embargo, otro aspecto del criterio de auditoria que debe subrayarse. Cuando durante la auditoria prestamos atención a los sistemas financieros y administrativos (para ver si son adecuados y para identificar áreas susceptibles a mejoras) vemos sumarse una nueva dimensión. No se trata simplemente de la disconformidad con respecto a un criterio establecido por las autoridades sino de “lo que debiera ser” en relación al sistema de controles administrativos que permitieron dicha disconformidad.

En este último caso no podemos, por regla general, encontrar la respuesta en un libro o en una ley. Nuestros conocimientos profesionales, experiencia, antecedentes y habilidades personales juegan un rol importante en nuestra opinión con respecto a “lo que debiera ser”. Tenemos un amplio margen para escoger no sólo el criterio mas adecuado sino también el grado de especificidad y modo de tratar al sujeto de auditoria en nuestro informe.

Claro está, cuando mas nos apartamos de las fuentes autorizadas externas para fundamentar nuestro criterio, mayor será la controversia provocada por nuestra observación de auditoria. En estas situaciones es importante tener en cuenta que nosotros asumimos la carga y la obligación de convencer al lector de nuestro informe de la validez y cordura de nuestro propio criterio.

Por otra parte, a menudo existen situaciones donde “lo que debiera ser” puede relacionarse básicamente con el sentido común a la racionalidad, y donde la condición habla virtualmente por si sola. Sin embargo, se deberá tener mucho cuidado para que estas situaciones no reflejen caprichos personales u ocurrencias subjetivas o imaginarias. En el ejercicio de la auditoria profesional no hay lugar para semejante subjetividad.

Conceptualmente, el criterio son las unidades de medidas que permiten la evaluación de la “condición” actual: disposición por escrito, sentido común, prácticas comerciales, experiencias administrativas, prácticas generalmente observadas, etc. ¿Qué disposición por escrito a transgredido? Leyes, reglamentos, resoluciones, manuales escritos, objetivos, políticas, normas, otras disposiciones.

Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que debe ser)
Habiendo identificado la diferencia por el método de comparación, a continuación nos preguntamos, ¿Qué significa todo esto?. Hemos establecido una diferencia entre “lo que es” y “lo que debe ser”; pero, ¿Qué importancia tiene? ¿Cuál ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de esta diferencia?. Si el efecto es significativo, tendremos que informar. Si la diferencia carece de materialidad o significado práctico es posible que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo recomendable discutirlo con la administración y conseguir que sea implementado durante la ejecución de la auditoria, en cuyo caso solo se incluirá como un comentario en nuestro informe final.

Mientras que la legitimidad de una observación de auditoria puede triunfar o fracasar según el criterio, la atención que merece la observación depende en gran parte de su materialidad. La materialidad se juzga por el efecto. La eficiencia, la economía y la efectividad constituyen medidas útiles para evaluar el efecto y con frecuencia pueden expresarse en términos cuantitativos tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de producción, número de procedimientos o procesos, o transacciones. En casos donde los efectos pasados no pueden determinarse si pueden presentarse los efectos futuros potenciales. A veces los efectos son intangibles; sin embargo, están cargados de materialidad.

Nuestro proceso mental con frecuencia considera el efecto casi simultáneamente con los dos primeros atributos de una observación de auditoria. Es posible que sospechemos de un efecto negativo aún antes de haber formulado estos otros atributos de manera clara en nuestras mentes. Después de identificar la condición es posible que busquemos un criterio sólido con el fin de medir el sospechado efecto. Podemos formular hipótesis sobre varios criterios alternativos que, basados en nuestra experiencia en situaciones similares, consideramos adecuados para juzgar el caso a la mano. Podemos llegar a la conclusión de que los efectos bajo cada una de las hipótesis son tan divergentes o irracionales que lo que realmente se necesita es un criterio mas estable, digamos a manera de ejemplo, una política formal para un área que en la actualidad carece de toda política. La presentación de nuestra observación de auditoria puede girar alrededor de esta ausencia de criterio, a pesar de que nuestra preocupación inicial fue una sospecha sobre el efecto.

El efecto pues, es el resultado adverso real o potencial que resulta de la “condición” encontrada. Debemos tener en cuenta que este párrafo es importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a la administración que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar el criterio o meta.

El efecto real o potencial es:

1. Cuantificable en dinero u otra unidad de medida.
2. Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros.
3. Violación de disposiciones generales.
4. Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados o lo mejor posible).
5. Gastos indebido.
6. Control inadecuado de recursos o actividades.
7. Inseguridad de que el trabajo se esté realizando debidamente.
8. Desmolarización del personal.
9. Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad.

Causa (el porqué sucedió)
Si el informe de auditoria (que no es un simple informe de errores sino mas bien un abrir de camino que conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo, la observación de auditoria no podrá consistir en sólo los tres atributos, hasta aquí mencionados. Deberemos identificar y explicar las razones de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo contrario, ¿cómo puede iniciarse una acción correctiva apropiada?. Una observación de auditoria no encuentra plena expresión a menos que contenga información relativa a la causa de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta: ¿Que está ocasionando la existencia de este problema?

1. Falta de capacitación, comunicación o conocimiento de los requisitos.
2. Negligencia o descuido.
3. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.
4. Falta de honestidad.
5. Falta de supervisión adecuada.
6. Falta de delegación de autoridad.
7. Auditoria en forma deficiente.

Es claro también que debemos tener claro que la causa identificada es la única.

Recomendación
Habiendo identificado la causa, el siguiente paso lógico es considerar el tipo de acción que deberá tener lugar para eliminar o reducir al mínimo la posibilidad de que se repita la situación que consideramos negativa. Bajo estas circunstancias formulamos una RECOMENDACIÓN, este es el quinto y último atributo de una observación de auditoria.

Nuestra experiencia acusa gran receptividad para las recomendaciones constructivas de auditoria. Cada vez que faltamos en este sentido, cometemos un deservicio con respecto a nuestros clientes y hacia nosotros mismos. Las recomendaciones constructivas dependen de la identificación de la causa. Cuando sepamos por qué sucedió algo, estaremos mas prontos a considerar cómo evitarlo en el futuro. Si ignoramos el por qué corremos el riesgo de, hablando figurativamente, sugerir aspirina para aliviar una dispepsia o indigestión. Y lo que es mas serio, el paciente sospecha que nuestro diagnóstico no se basó en un examen exhaustivo y en consecuencia rechaza la totalidad del informe y pierde por completo la confianza que nos tenía.

En caso de no ser posible recomendar un método especifico o indicar el mejor método de lograr una acción correctiva, es apropiado formular una recomendación o sugerencia mas general para solucionar el problema. Sin embargo, en todos los casos la relación existente entre la causa evocada y la recomendación de auditoria deberá presentarse de manera clara y lógica con el fin de que ambos atributos sean expresados armoniosamente.

Por lo expuesto, la causa es la razón fundamental por la cual ocurrió la “condición” o es el motivo por el que no se cumplió el “criterio” o norma. La simple observación en el informe de que el problema existe porque alguien no cumplió las normas es insuficiente para hacer convincente al lector. A través de la adecuada identificación de la causa también estaremos en condiciones de plantear recomendaciones con real aplicación práctica.

Derecho de defensa
Luego del desarrollo de los atributos de nuestra observación de auditoria se debe incluir una breve trascripción de la opinión más significativa o ilustrativa de o los funcionarios públicos responsables de ejecutar u ordenar la ejecución de la recomendación. Esto deja evidencias claras del respeto de derecho de defensa que tienen todos los auditados y es el reflejo de un adecuado proceso de evaluación que incluye la comunicación del hallazgo a los presuntos responsables para conocer sus opiniones, justificaciones o descargos al respecto; que incluirán las dificultades observadas durante su gestión, la compatibilidad con los planes y programas preestablecidos y/o el desconocimiento de los hechos materia de observación, de ser el caso.

El derecho de defensa debidamente sustentado será archivado en papeles de trabajo.

UN ANÁLISIS DE LOS INFORMES DE AUDITORIA POR MEDIO DE LOS ATRIBUTOS.

No se trata de sugerir que cada observación de auditoría sea presentada o redactada en forma rígida o estereotipada con el fin de conformarse al orden arriba presentado. Sin embargo, si la observación de auditoria esta satisfactoriamente desarrollada y redactada, se podrá distinguir de manera clara los diferentes atributos.

Un análisis de las observaciones propuestas por medio de los atributos es sumamente útil para organizar y evaluar la información antes de la finalización de la auditoría y durante la redacción del informe. También es útil para revisar los informes, especialmente cuando el que revisa tiene dificultad en identificar en forma precisa el defecto de un informe que intuitivamente le ocasiona desconfianza. Se puede proceder punto por punto, aproximadamente de la siguiente manera:

1. Falta algún atributo? Por qué? Qué podemos o debemos hacer para remediarlo? Se trata de un defecto de presentación o de un síntoma que indica un estado de auditoría incompleta?
2. Están mezclados los atributos de tal manera que impiden la claridad? Pueden distinguirse los hechos de las opiniones?
3. Es oscuro o in convincente el criterio de auditoría? Es débil o defectuoso el criterio desde un punto de vista profesional? Contiene el criterio algún prejuicio subjetivo?
4. ha habido una exposición incompleta del efecto? Ha sido exagerado el efecto? Ha sido deficientemente cuantificado? Falta explicar, identificar o reconocer de modo adecuado los aspectos intangibles?
5. es incompleta la información con respecto a la causa? Es demasiado superficial? Llega al meollo del asunto?
6. es innecesariamente vaga la recomendación? Es demasiado rígida? Deja de tomar en consideración el futuro? Es de tono primitivo en vez de ser constructivo? Deja de armonizar con la causa?

Un análisis de tal naturaleza normalmente traería a la luz cualquier problema básico en el desarrollo de las observaciones de auditoria. Se podrá entonces considerar las medidas correctivas apropiadas e implantarlas en la medida que sea posible. Normalmente se podrá mejorar sustancialmente el informe. Es más, el proceso analítico reforzará la necesidad de continuar prestando atención a un desarrollo completo y detallado de las observaciones en auditorias subsiguientes.

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