martes, 22 de febrero de 2011

LOS PAPELES DE TRABAJO - CONTENIDO Y UNA GUIA PARA SU ORGANIZACION

A lo largo de mi experiencia en los años que vengo desarrollándome como auditor gubernamental, me he encontrado en repetidas oportunidades con papeles de trabajo que fundamentalmente no reúnen los requisitos mínimos para ser considerados como tales y no cumplen con la finalidad primordial de sustentar nuestras opiniones en los informes de auditoria; mención aparte merece el hecho de la mala práctica que se utiliza para identificar los papeles de trabajo, “la foliación” en vez de la referenciación, técnica que aplicada adecuadamente permite ubicar y relacionar la información y las evidencias evaluadas, revisadas y analizadas que sustentan cada una de nuestras opiniones y que por lo tanto revisten vital importancia para nuestra labor como auditores.

Debo señalar que no pretendo criticar y alzarme como el afamado y critico auditor conocedor de dicha técnica, sino más bien pretendo retomar y recordar algunos conceptos y aspectos que considero importantes debemos tener presente en cada una de las auditorias que realizamos; si con estas líneas se uniformizan criterios técnicos para la elaboración, organización y referenciación de los papeles de trabajo; se difunde la importancia del contenido, reserva, confidencialidad, propiedad y custodia de los papeles de trabajo y se eleva la calidad del proceso de la auditoria en concordancia con las NAGU, la finalidad del presente artículo habrá sido alcanzada.

Conceptos generales.

Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditor y están constituidos por el conjunto de cédulas y documentos que contienen información obtenida y elaborada por el auditor, desde la etapa de planificación hasta la emisión del informe de auditoria.

En los papeles de trabajo el auditor muestra los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente.

Objetivos de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben cumplir los siguientes objetivos:
· Contribuir a la planificación y realización de la auditoría.
· Constituir la fuente primordial para la redacción del informe y la evidencia del trabajo realizado, respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe.
· Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoría.
· Servir como antecedente para futuras auditorias.

Importancia de los papeles de trabajo

· Permiten proporcionar el sustento para el Informe de Auditoría.
· Facilitar la conducción y supervisión del proceso de la auditoría.
· Permiten la revisión de la calidad del trabajo efectuado.

Requisitos de los papeles de trabajo

· Deben ser completos y exactos.
Con el objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado.
· Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.
Para que de su lectura un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones sin requerir explicaciones adicionales.
· Deben ser legibles y ordenados.
Para demostrar su valor como evidencia.
· Deben contener información relevante.
Esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

Tipos de cédulas

Se ha establecido dos tipos de cédulas de trabajo, cuya descripción es la siguiente:

Cédula Matriz
Es la principal cédula de trabajo que presenta de manera global los montos que son objeto de examen y, a partir de la cual se generarán las cédulas auxiliares. Asimismo, sirve para ordenar los aspectos examinados en una auditoría.

Todas las cédulas matrices deben referenciarse al documento fuente el cual puede ser el balance general, el estado de ejecución presupuestal y las áreas o hechos a examinarse, según el tipo de auditoría y los objetivos establecidos para la misma.

Cédulas Auxiliares
Son las cédulas de trabajo que se originan en las cédulas matrices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que conforman un rubro del balance de comprobación en una auditoría financiera o, la secuencia del desarrollo de una transacción operativa en un área determinada en la auditoría de gestión, estas cédulas a su vez se pueden denominar cédulas sumarias y cédulas analíticas.

Cédulas Sumarias
Son papeles de trabajo que desagregan la información proveniente de la cédula matriz.

Cédulas Analíticas
Son aquellas que sustentan analíticamente cada cédula sumaria, a medida que el auditor verifica las cuentas o las secuencias de las transacciones operativas derivándose como consecuencia de ello una variedad de cédulas analíticas generadas secuencialmente, en apoyo a la información sujeta a examen.

Consideraciones sobre la elaboración de los papeles de trabajo

1. Cada cédula debe incluir en el encabezamiento: El nombre y siglas de la entidad auditada. Tipo de examen. Período del examen. Título de la cédula de trabajo.
2. En la parte inferior de cada cédula de trabajo se debe incluir dos recuadros para anotar:
a. En el lado derecho el código de acuerdo al índice que corresponda.
b. En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que la preparó y de quien la revisó, así como las fechas de preparación y de revisión.
3. Las Cédulas de Trabajo deben prepararse a lápiz o lapicero de color o tinta negra.
4. Su contenido debe ser conciso mostrando relación directa con el trabajo realmente ejecutado.
5. Se deben indicar específicamente las fuentes de información que respalden la propiedad de los registros y operaciones efectuadas.
6. Las aseveraciones que contienen deben estar correcta y suficientemente respaldadas y sustentadas.
7. La pulcritud y exactitud debe ser otro de sus atributos.
8. Las cédulas de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditoría. Una efectiva referencia cruzada disminuye la necesidad de copiar los datos.
9. Para evitar confusión y complicaciones al archivar los papeles de trabajo, se debe utilizar una cédula de trabajo para un solo asunto.
10. Deben ser llenados sólo por el anverso.
11. Respecto a la información y documentación obtenida como listados informáticos (autorizados y visados por los niveles correspondientes) o fotocopias debidamente autenticadas sobre las operaciones examinadas de la entidad así como las confirmaciones de terceros, para ser considerados como papeles de trabajo deberán contar con: marcas de auditoría, leyenda de las mismas, comentarios y conclusiones del auditor, además estar codificados, referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el trabajo.

INDICE Y REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

En todo trabajo de auditoría es necesario prever un adecuado orden, control e identificación de los papeles de trabajo, desde su inicio hasta su culminación a fin de evitar confusiones y obviamente pérdida de tiempo para su ubicación e información.
Índice
El índice de los papeles de trabajo permite al auditor aplicar un ordenamiento lógico y adecuado del contenido de los mismos y es importante para facilitar la identificación en forma rápida y oportuna de la información y los resultados obtenidos.
Todos los papeles de trabajo deben ser codificados de acuerdo a los índices establecidos.

Referencia cruzada

Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados (la foliación no sustituye a la referenciación) a fin de permitir su interrelación y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la auditoría. La referenciación debe efectuarse durante el curso de trabajo.

Criterios uniformes de referenciación

· La información recibida (que sustenta la cédula), se referencia por el lado izquierdo.
· La información que se envía como sustento de una cédula sumaria, se referencia por el lado derecho.
· La información a ser cruzada puede encontrarse tanto en el mismo archivo como en otro; en cuyo caso, conjuntamente a los códigos referenciados, se indicará el nombre del archivo del cual proviene o al cual se envía la información.
· Si no fueran utilizados todos los números en las cédulas, se deberá efectuar una indicación al respecto a fin de asegurar que los papeles de trabajo estén completos. Caben dos opciones:

Indicar los códigos no utilizados en la cédula anterior a la interrupción.

Ejemplo

Cédulas utilizadas: B1
En la cédula B3 se indicará:
Cédula B4 a B9 no utilizadas.

Indicar en la cédula en la que se efectúa la interrupción, el código de la siguiente cédula utilizada.

Ejemplo

Cédulas utilizadas: B1
En la cédula B3 se indicará:
Siguiente cédula utilizada es B10.

Se debe referenciar cada procedimiento de los programas de auditoría a los papeles de trabajo donde se desarrollaron.

Se debe referenciar las cédulas sumarias a las cédulas matrices y las analíticas a las sumarias.

Se debe referenciar cada uno de los puntos contenidos en el informe de auditoría a los papeles de trabajo de donde emergen dichos hallazgos.

SUPERVICION Y REVISION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

El objetivo principal de efectuar una correcta supervisión y revisión de los papeles de trabajo, es asegurarse que el proceso de auditoría fue ejecutado adecuadamente y está documentado y sustentado correctamente; este proceso requiere que los papeles de trabajo contengan la evidencia de que los sistemas fueron descritos, verificados y evaluados oportunamente. Se considera que una cédula de trabajo está terminada, cuando podemos afirmar que de su revisión, no surgirán preguntas o comentarios que requieren respuestas o trabajo adicional.

ASPECTOS CONOCIDOS QUE SON MATERIA DE EVALUACIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

a) Conformidad con la aplicación de las normas y criterios de auditoría, así como también del programa de auditoría.
b) Que la información contenida deba limitarse a los asuntos más importantes, pertinentes y útiles con relación a los objetivos establecidos para la auditoría.
c) Que las evidencias obtenidas sean suficientemente, competentes y relevantes.
d) Que los papeles de trabajo sean legibles, comprensibles, completos, precisos y pulcros; con la finalidad de proporcionar un respaldo adecuado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
e) Que los archivos estén organizados adecuadamente.
f) Que no sean voluminosos ya que dificultan su manipulación y se deterioran rápidamente por el uso.
g) Que las fotocopias estén debidamente trabajadas; es decir, sumas, verificaciones, confirmaciones de la información contenida en ellas.
h) Los papeles de trabajo deben incluir el comentario del auditor como consecuencia de la opinión que se forma del resultado del procedimiento aplicado; esto es de vital importancia porque da las pautas del contenido del informe de auditoria.
i) Evidencia de la supervisón de auditoria, a través de la firma del Supervisor y sus comentarios (de ser el caso) para reorientar o profundizar el análisis que sustenta el papel de trabajo.

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